La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif qui vise à simplifier et à moderniser les démarches administratives des entreprises. Elle permet de remplacer plusieurs déclarations sociales par une seule, effectuée de manière dématérialisée. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les enjeux et le fonctionnement de la DSN, ainsi que ses atouts pour les entreprises et les salariés.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration unique qui permet aux entreprises de transmettre, de manière dématérialisée et mensuelle, les informations sur leurs salariés aux organismes sociaux concernés. Cette déclaration remplace plusieurs autres déclarations sociales, comme la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS), la déclaration annuelle des données sociales (DADS), ou encore le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC).
Mise en place progressivement depuis 2013, la DSN est aujourd’hui obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé. Elle concerne également certains employeurs du secteur public ayant recours à des contrats de droit privé.
Les objectifs de la Déclaration sociale nominative
La mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs, dont :
- Simplifier les démarches administratives pour les entreprises, en regroupant plusieurs déclarations en une seule et en harmonisant les procédures de transmission des données aux organismes sociaux.
- Moderniser la gestion sociale, en instaurant un système dématérialisé qui permet d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle des informations et de réduire les délais de traitement.
- Améliorer la qualité des données transmises, grâce à un contrôle automatisé et à une meilleure traçabilité des échanges entre les entreprises et les organismes sociaux.
- Faciliter l’accès aux droits pour les salariés, en permettant une prise en compte plus rapide de leurs situations personnelles et professionnelles.
Le fonctionnement de la Déclaration sociale nominative
La DSN est réalisée par les entreprises à partir de leur système d’information de paie. Celui-ci doit être compatible avec le dispositif et respecter un certain nombre d’exigences techniques.
Les données concernant les salariés sont transmises mensuellement, sous forme d’un fichier au format XML, via le portail net-entreprises.fr. Les informations sont ensuite redistribuées aux différents organismes sociaux concernés (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles…), en fonction des besoins propres à chaque entreprise.
Afin de garantir la sécurité des données transmises, la DSN fait l’objet d’un contrôle automatisé, qui permet notamment de vérifier la cohérence des informations et d’identifier d’éventuelles erreurs. Les entreprises peuvent également accéder à un suivi détaillé de l’état de traitement de leurs déclarations, via un tableau de bord en ligne.
Les avantages de la Déclaration sociale nominative
La mise en place de la DSN présente plusieurs avantages pour les entreprises et les salariés :
- Un gain de temps : la simplification des démarches administratives permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et d’alléger la charge de travail des services RH.
- Une réduction des risques d’erreur : la dématérialisation des données et le contrôle automatisé permettent d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle et de garantir une meilleure fiabilité des informations transmises.
- Une meilleure traçabilité : le suivi en ligne des déclarations facilite la gestion des échanges avec les organismes sociaux et permet une identification rapide des éventuels dysfonctionnements.
- Un accès facilité aux droits pour les salariés : la prise en compte plus rapide des situations individuelles permet d’améliorer l’accès aux droits sociaux (prestations familiales, indemnités journalières, retraite…).
Au-delà de ces avantages concrets, la DSN participe également à la modernisation globale du système social français. Elle s’inscrit dans une démarche plus large visant à simplifier et à dématérialiser les échanges entre les entreprises, les salariés et les organismes sociaux, en vue d’améliorer l’efficacité et la qualité du service rendu.
En effet, la DSN constitue un pilier du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, mis en place en 2019. Elle permet ainsi aux entreprises de transmettre les informations nécessaires au calcul et à la collecte de l’impôt directement auprès de l’administration fiscale, sans avoir à réaliser de déclaration supplémentaire.
La Déclaration sociale nominative est désormais un dispositif incontournable pour les entreprises françaises. En simplifiant et modernisant les démarches administratives, elle contribue à améliorer la gestion sociale et facilite l’accès aux droits pour les salariés.